구글시트 스크립트 자동화 활용법

구글 시트 스크립트 자동화를 통한 효율적인 작업 관리

현대의 많은 직장인들이 데이터 관리와 분석을 할 때 구글 스프레드시트를 자주 이용합니다. 그 중에서도 구글 시트의 강력한 기능 중 하나는 바로 앱스 스크립트를 활용한 자동화 기능입니다. 이번 포스팅에서는 구글 시트에서 스크립트를 통해 작업을 자동화하는 방법에 대해 알아보겠습니다.

앱스 스크립트란 무엇인가?

구글 앱스 스크립트는 구글의 클라우드 기반 플랫폼에서 동작하는 스크립트 언어로, 구글 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션 등 다양한 애플리케이션의 기능을 자동화하고 확장하는 데 도움을 줍니다. 자바스크립트를 기반으로 설계되어 있어, 프로그래밍의 기초가 있다면 쉽게 접근할 수 있습니다.

구글 스프레드시트의 공유 권한 자동 설정

팀워크를 개선하기 위해 구글 스프레드시트를 여러 사용자와 공유할 수 있습니다. 하지만 수많은 사용자에게 수동으로 권한을 부여하는 것은 번거롭고 어려운 작업입니다. 앱스 스크립트를 활용하면 이 과정을 자동화할 수 있습니다.

• 첫 번째로, 구글 시트에서 공유하고자 하는 이메일 목록을 준비합니다. 이 리스트는 구글 시트의 A열에 배치할 수 있습니다.
• 그 다음, ‘확장 프로그램’ -> ‘Apps Script’를 선택하여 스크립트 에디터를 엽니다.
• 아래의 스크립트를 작성하여 원하는 기능을 구현합니다.

function onOpen() {
 var ui = SpreadsheetApp.getUi();
 ui.createMenu('공유 설정')
  .addItem('편집자 추가', 'addEditors')
  .addItem('편집자 삭제', 'removeEditors')
  .addItem('공유 해제', 'removeAllAccess')
  .addToUi();
}

이 스크립트는 구글 시트의 상단 메뉴에 “공유 설정”이라는 새로운 메뉴를 추가하며, 이를 통해 편집자 추가, 삭제, 공유 해제를 쉽게 진행할 수 있습니다.

편집자 추가 및 삭제

편집자를 추가하고 삭제하는 기능은 각각의 함수에 의해 이루어집니다. 예를 들어, 편집자를 추가하는 함수를 다음과 같이 설정할 수 있습니다:

function addEditors() {
 const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
 const sheet = ss.getActiveSheet();
 const listRange = sheet.getRange("A2:A" + sheet.getLastRow());
 const editors = listRange.getValues();
 editors.forEach(function(editor) {
  if (editor[0]) {
   ss.addEditor(editor[0]);
  }
 });
}

이 코드는 A2셀부터 마지막 셀까지의 이메일을 읽어와, 해당 이메일에 편집자 권한을 부여합니다.

공유 해제 기능 구현하기

배포를 중단하고 싶을 때, 모든 편집자 또는 뷰어의 공유를 해제하는 함수도 필요합니다.

function removeAllAccess() {
 const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
 ss.removeEditor(ss.getEditors());
 ss.removeViewer(ss.getViewers());
}

위의 코드는 모든 편집자와 뷰어에게 부여된 권한을 삭제합니다. 이를 통해 스프레드시트의 공유 상태를 간단하게 관리할 수 있습니다.

스크립트 실행 시 권한 설정

앱스 스크립트를 처음 실행하는 경우, 구글은 사용자가 해당 스크립트가 구글 서비스에 접근하는 것을 허용해야 한다는 메시지를 표시합니다. 이때 권한 요청을 승인해주셔야 합니다.

데이터 기반 자동화 작업

스프레드시트에서 동작하는 앱스 스크립트를 통해 다양한 자동화 작업을 수행할 수 있습니다. 예를 들어, 특정 조건에 맞는 데이터를 자동으로 처리하거나, 정해진 시간에 보고서를 생성하는 것 등이 가능합니다.

• 정기적인 보고서 작성: 매일 아침 데이터를 기반으로 자동으로 보고서를 생성하고 특정 사용자에게 이메일 전송.
• 폼 응답 처리: 구글 폼의 응답을 자동으로 분석하여 요약을 작성.
• 일정 관리: 특정 조건에 따른 구글 캘린더 이벤트 추가.

자동화하려는 작업 정의하기

구글 앱스 스크립트를 사용하여 해결하고자 하는 업무 문제를 정의하는 것이 중요합니다. 예를 들어, 주간 회의록 자동 작성, 고객 데이터를 정리하는 스크립트 등이 있습니다.

결론

구글 시트의 앱스 스크립트를 활용하면 반복적인 작업을 자동화하고, 작업 효율성을 극대화할 수 있습니다. 복잡한 코드 작성 없이도 기능을 추가하고 개선할 수 있으므로, 여러 사용자와의 협업을 더욱 원활하게 할 수 있습니다.

앞서 소개한 방식대로 구글 시트에서 스크립트를 작성하고, 여러분의 업무에 맞는 자동화를 구현해 보세요. 불필요한 시간 낭비를 줄이고 주어진 업무에 더 집중할 수 있는 환경을 만들어 갈 수 있습니다.

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